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05 2022/07

研究|业主委员会与物业管理委员会成立(组建)合规流程指引

作者:李丹丹律师

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为积极推动物业管理有效融入基层社会治理体系,健全党组织领导下的业主议事机制,维护业主的合法权益,2021年12月,大连市住建局、大连市民政局印发了《关于加快推进业主议事机制建设工作的通知》(以下简称《通知》),《通知》提出:

——到2022年7月末,实行物业管理住宅小区业主委员会或物业管理委员会成立率达到50%;

——到2022年末,中山区、西岗区、沙河口区、甘井子区、高新园区、金普新区住宅小区(含无物业管理小区)业主委员会或物业管理委员会成立率达到80%以上,力争达到100%;其他区市县住宅小区(含无物业管理小区)业主委员会或物业管理委员会成立率达到60%以上;

——到2023年末,全市住宅小区业主委员会或物业管理委员会成立率达到100%。


根据调研,大连市各区县符合成立业主委员会或应当组建物业管理委员的物业管理区域占比较高,但已经成立业主委员会或已经组建物业管理委员会的物业管理区域并不多。而在《通知》发布之后,我们陆续收到大量有关业主委员会如何成立、物业管理委员会如何组建的专项咨询。为了能合规业主委员会的成立、物业管理委员会的组建,我们全面研究了《辽宁省物业管理条例》《大连市物业管理条例》《大连市物业管理委员会组建指导意见》(试行)等相关规定,将业主委员会成立与物业管理委员会组建流程进行梳理,在此基础上,设计、制定出业主委员会的成立流程图与物业管理委员会组建流程图,并拟定了与此相关的多达五十五份的合规文件及配套管理规则,以供相关主体在成立业主委员会、组建物业管理委员会时参考使用。

业主委员会的成立流程

有关业主委员会成立流程的规定较多,主要有《物业管理条例》《辽宁省物业管理条例》《大连市物业管理条例》《关于印发<业主大会和业主委员会指导规则>的通知》(建房〔2009〕274号)等。为便于各街道办事处(乡镇人民政府)、社区居(村)委会对成立业主委员会的流程有清晰全面的了解,我们对业主委员会的成立条件、成立流程及注意事项进行了归纳总结,制作了流程图(下述图一),并辅以文字说明。


图一:成立业主委员会的流程图

(一)首次业主大会会议筹备组

在业主委员会的成立过程中,首次业主大会会议筹备组的角色至关重要,根据《辽宁省物业管理条例》《大连市物业管理条例》规定,筹备组的主要职责包括:

1.确定首次业主大会会议召开的时间、地点和内容;

2.草拟管理规约、业主大会议事规则、业主委员会工作规则;

3.确认业主身份,确定业主人数、所拥有的专有部分面积,以及业主在首次业主大会会议上的投票权数;

4.制定首届业主委员会委员、候补委员选举办法,确定候选人名单;

5.依法确定首次业主大会会议表决规则;

6.召开首次业主大会会议的其他准备工作。


(二)业主大会

业主大会由物业管理区域内全体业主组成,选举产生业主委员会作为业主大会的执行机构,二者均代表和维护全体业主在物业管理活动中的合法权益。

业主大会的主要权利为讨论决定如下事项:

1.制定和修改管理规约、业主大会议事规则、业主委员会选举办法、业主委员会工作规则;

2.选举、罢免或者更换业主委员会成员;

3.确定物业管理方式,选聘、续聘和解聘物业服务企业;

4.确定物业服务内容、标准以及物业服务收费方案;

5.使用建筑物及其附属设施的维修资金;

6.筹集建筑物及其附属设施的维修资金;

7.改建、重建建筑物及其附属设施;

8.改变共有部分的用途;

9.共用部位、共用设施设备经营方式和所得收益的管理、分配、使用;

10.制定公共绿地管护办法;

11.业主大会、业主委员会工作经费的筹集、管理、使用,以及业主委员会委员津贴的来源、支付标准;

12.改变或者撤销业主委员会作出的不适当决定;

13.法律、法规或者管理规约规定的应由业主共同决定的其他事项。


(三)业主委员会

如果将物业管理比喻为一家公司,业主大会相当于公司的股东,业主委员会则相当于公司的董事会,具体执行股东会讨论决定的事项。业主委员会的具体职责主要包括:

1.执行业主大会的决定和决议,维护业主合法权益;

2.召集业主大会会议,报告物业管理实施情况;

3.代表业主与业主大会选聘的物业服务企业签订物业服务合同;

4.及时了解业主、物业使用人的意见和建议,监督和支持物业服务企业履行物业服务合同;

5.监督管理规约的实施;

6.督促业主按时支付物业服务费及其他相关费用;

7.组织和监督住宅专项维修资金的筹集和使用;

8.调解业主之间、物业服务企业与业主之间因物业使用、维护和管理产生的纠纷;

9.业主大会赋予的其他职责。

物业管理委员会的组建流程

虽然成立业主委员会的流程具体、明确,但在实践中,仍会存在或发生无法成立业主委员会的情况,若均按照《辽宁省物业管理条例》规定,由街道办事处或者乡镇人民政府指导物业管理区域所在的居(村)民委员会临时代行业主委员会职责,又因目前社区居(村)委会人员不足力量薄弱,难以落实代行业主委员会的职责。对于该类物业管理区域,街道办事处(乡镇人民政府)可以根据《大连市物业管理委员会组建指导意见》(试行)的规定,在社区居(村)委会下建立物业管理委员会,由物业管理委员会实行业主委员会职权的工作机制。本文就物业管理委员会的组建条件、人员要求、组建流程等内容制作图示如下(图二)。


图二:物业管理委员会的组建流程图

需要说明的是,物业管理委员会成立后,并不能无限期的由其行使业主委员会的职权,物业管理委员会在社区居(村)委会组织领导下具体落实临时代行业主委员会职责,并逐步推进成立业主大会、选举产生业主委员会。

合规文件

以《辽宁省物业管理条例》《大连市物业管理条例》《大连市物业管理委员会组建指导意见》(试行)等规定为法律依据,以我们的实务经验为素材,我们除对业主委员会的成立流程、物业管理委员会的组建流程进行了设计,亦草拟了该程序进行过程中与实际管理过程中所需的相关文件与配套管理规则,其中,流程文件46个、配套管理规则9个,合计55个,如下图:


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